Özlük Dosyasında Olması Gerekenler - 2024 Güncellemesi

Özlük dosyası, iş hayatında bir çalışanın tüm profesyonel yaşamını kapsayan, işe girişinden ayrılışına kadar olan süreçteki tüm belgelerin, bilgilerin ve kayıtların bir araya getirildiği önemli bir dosyadır. 2024 yılında, iş dünyasındaki yasal ve teknolojik gelişmelerle birlikte, özlük dosyalarında bulunması gereken belgeler ve yönetim şekilleri de güncellenmiştir. İşte özlük dosyasında olması gerekenler:

1. Kimlik ve İşe Giriş Belgeleri

Nüfus cüzdanı fotokopisi: Çalışanın kimlik bilgilerini doğrular.
İş başvuru formu veya özgeçmiş: Adayın işe uygunluğunu ve geçmişini belgeler.
İkametgâh belgesi: Çalışanın adres bilgisini teyit eder.

2. Eğitim ve Yetkinlik Belgeleri

Diploma veya mezuniyet belgesi: Çalışanın eğitim seviyesini gösterir.
Sertifikalar: Mesleki eğitimler, kurslar ve diğer yetkinlik kazandıran belgeler.

3. İş Sağlığı ve Güvenliği

Sağlık raporu: İş yerindeki sağlık uygunluk belgesi.
İş güvenliği eğitim belgeleri: Bu eğitimlerin alındığını kanıtlayan dokümanlar.

4. Maaş ve Ödeme Belgeleri

İmzalı ücret bordroları: Çalışanın ödemelerini ve kesintilerini gösteren belgeler.
Bankacılık ve ödeme makbuzları: Ücretin transferine dair kanıtlar.

5. İzin ve Disiplin Belgeleri

Yıllık izin, ücretsiz izin, doğum ve emzirme izni belgeleri: İzin süreçlerini belgeleyen dokümanlar.
Disiplin cezaları ve savunma yazıları: İlgili durumlarda yapılan işlemleri içerir.

6. Performans ve Kariyer Gelişimi

Performans değerlendirme formları: Çalışanın iş performansını belirler.
Terfi, ücret artışı bildirimleri: Kariyerdeki ilerlemeleri kaydeder.

7. Özel Durum Belgeleri

Çalışma izni (yabancı uyruklu çalışanlar için): Yasal çalışma statüsünü kanıtlar.
Engelli raporu: Engelli çalışanlar için.
18 yaş altı çalışanlar için ebeveyn onay belgesi: Kanuni düzenlemelere uygunluk için.

8. İşten Ayrılış Belgeleri

İşten ayrılma bildirimi ve nedenleri: Ayrılış sürecini resmi olarak belgeler.

Teknolojik ve Yasal Uyum

Dijital Kayıtlar: 2024’te, özlük dosyalarının dijital ortamda saklanması ve KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) uyumlu şekilde yönetilmesi büyük önem taşır. Güvenli bulut tabanlı sistemler kullanılmalıdır.
Güncellik: Tüm belgelerin sürekli güncellenmesi, eksik veya modası geçmiş bilgilerin düzeltilmesi gerekmektedir.

Özlük dosyası, hem işverenin hem de çalışanın haklarını koruyan, iş ilişkisinin her aşamasını belgeleyen kritik bir araçtır. 2024 itibariyle, bu dosyaların sadece yasal gereklilikleri değil, aynı zamanda dijital dönüşümü de yansıtacak şekilde düzenlenmesi, iş hayatında şeffaflık ve güveni artırmaktadır.